Tener un CFDI a tu nombre es el primer paso, no el único. El artículo 27 de la Ley del ISR pone siete requisitos —además de una lista aparte de gastos que nunca son deducibles— que se revisan uno por uno cuando la autoridad audita una deducción. Esta guía repasa esos requisitos para personas morales y el requisito adicional que aplica si facturas como persona física con actividad empresarial.
Si buscas qué CFDI necesitas para respaldar un gasto, revisa antes qué es el CFDI 4.0 y el catálogo de uso del CFDI.
Qué son las deducciones autorizadas
El artículo 25 de la Ley del ISR lista qué conceptos puede deducir un contribuyente: devoluciones, descuentos y bonificaciones, el costo de lo vendido, gastos, inversiones, créditos incobrables, cuotas al IMSS a cargo del patrón, intereses devengados, entre otros. Esa lista responde a qué se puede deducir.
El artículo 27 responde a una pregunta distinta: bajo qué condiciones ese gasto, aunque esté en la lista del 25, efectivamente se puede restar de los ingresos. Un gasto puede estar en la lista y no ser deducible si no cumple estos requisitos.
Fuente: Artículos 25 y 27, Ley del ISR · Diputados
I. Ser estrictamente indispensable
El requisito que más se cuestiona en una auditoría. El gasto debe ser estrictamente indispensable para los fines de la actividad del contribuyente. No hay una lista cerrada de qué cuenta como indispensable: se evalúa en relación con el objeto social y la actividad económica registrada de quien deduce, caso por caso.
La única excepción expresa a este requisito son los donativos no onerosos ni remunerativos, que la propia fracción I regula aparte, con su propio tope: hasta el 7% de la utilidad fiscal del ejercicio anterior (4% si el donativo es para la Federación, entidades federativas, municipios o sus organismos descentralizados, sin que la suma de ambos límites rebase el 7%).
Fuente: Artículo 27, fracción I, Ley del ISR · Diputados
III. Comprobante fiscal y el límite de $2,000 en medios de pago
El gasto debe estar amparado con un CFDI, y los pagos que excedan $2,000.00 deben hacerse por transferencia electrónica, cheque nominativo, o tarjeta de crédito, débito, de servicios o monedero electrónico autorizado por el SAT —nunca en efectivo—. Un gasto pagado en efectivo por encima de ese monto pierde la deducción aunque tengas el CFDI correcto.
Hay una excepción que endurece, no relaja, la regla: en la compra de combustibles para vehículos, el pago debe hacerse por esos mismos medios sin importar el monto, aunque no llegue a $2,000. Además el comprobante debe traer el permiso vigente del proveedor conforme a la Ley de Hidrocarburos.
La autoridad puede liberar de esta obligación cuando el gasto se realiza en poblaciones o zonas rurales sin servicios financieros.
Repasa el catálogo completo de formas de pago en formas de pago del CFDI (c_FormaPago).
Fuente: Artículo 27, fracción III, Ley del ISR · Diputados
IV. Registrado en contabilidad y restado una sola vez
El gasto debe estar debidamente registrado en la contabilidad del contribuyente, y solo puede deducirse una vez. No se puede aplicar el mismo comprobante a dos deducciones ni duplicar el registro contable.
Fuente: Artículo 27, fracción IV, Ley del ISR · Diputados
VI. El IVA debe venir trasladado por separado
Cuando el pago se hace a un contribuyente que causa IVA, ese impuesto debe estar trasladado en forma expresa y por separado en el CFDI. Esto conecta directamente con el acreditamiento del IVA: el artículo 5 de la Ley del IVA exige, para que ese impuesto sea acreditable, que conste por separado en el comprobante y que haya sido efectivamente pagado en el mes de que se trate —no basta con que esté facturado, tiene que estar cobrado por quien lo trasladó—.
Fuente: Artículo 27, fracción VI, Ley del ISR y Artículo 5o., fracciones II y III, Ley del IVA · Diputados
XVIII. El momento: cuándo debe existir el comprobante
Los requisitos de cada deducción deben cumplirse al realizar la operación o, a más tardar, el último día del ejercicio. El comprobante fiscal en sí tiene una fecha límite distinta y más flexible: debe obtenerse a más tardar el día en que el contribuyente presente su declaración. Pero la fecha de expedición del CFDI debe corresponder al ejercicio por el que se hace la deducción —un comprobante fechado en el año siguiente no ampara un gasto del año anterior, aunque se obtenga a tiempo para la declaración—.
Fuente: Artículo 27, fracción XVIII, Ley del ISR · Diputados
El requisito adicional para personas físicas con actividad empresarial
Si facturas como persona física bajo el régimen de actividades empresariales y profesionales, el artículo 105 de la Ley del ISR agrega un requisito que las personas morales no tienen en los mismos términos: el gasto debe haber sido efectivamente erogado en el ejercicio, es decir, pagado en efectivo, por traspaso de cuentas, en bienes o servicios, o con cheque ya cobrado.
Esto es distinto del criterio de “devengado” que usan las personas morales para la mayoría de sus deducciones: para una persona física con actividad empresarial no basta con que el gasto se haya generado, tiene que estar pagado. El artículo 105 remite además a las fracciones III, IV, V, VI, X, XI, XIII, XIV, XVII, XVIII, XIX y XXI del artículo 27 —es decir, el mismo comprobante, los mismos medios de pago arriba de $2,000 y la misma oportunidad aplican también aquí—.
Fuente: Artículo 105, fracciones I y II, Ley del ISR · Diputados
Qué nunca es deducible, aunque tengas el CFDI
El artículo 28 de la Ley del ISR lista gastos que no son deducibles bajo ninguna circunstancia, así el comprobante esté impecable. Los más comunes:
| Concepto | Regla |
|---|---|
| ISR propio o de terceros | No es deducible, salvo las cuotas del IMSS a cargo del patrón |
| Obsequios y atenciones | No deducibles, salvo los ofrecidos de forma general a clientes y ligados directamente a la venta |
| Gastos de representación | No deducibles bajo ningún supuesto |
| Viáticos de alimentación | Deducibles solo hasta $750.00 diarios en territorio nacional o $1,500.00 en el extranjero, por beneficiario, con relación laboral o de servicios profesionales con quien deduce |
| Viáticos de uso de automóvil | Hasta $850.00 diarios |
| Hospedaje en el extranjero | Hasta $3,850.00 diarios |
| Sanciones e indemnizaciones | No deducibles, salvo que la ley obligue a pagarlas por riesgo creado, caso fortuito o fuerza mayor ajena al contribuyente |
Los viáticos, además, solo son deducibles cuando la persona beneficiaria tiene relación de trabajo o de servicios profesionales con quien los paga, y cuando se erogan fuera de una franja de 50 kilómetros alrededor del establecimiento del contribuyente.
Fuente: Artículo 28, fracciones I a VI, Ley del ISR · Diputados
El comprobante también tiene sus propios requisitos
Independientemente de los requisitos del artículo 27, el CFDI que respalda el gasto debe cumplir lo que exige el artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación: RFC y régimen fiscal de quien lo expide, folio y sello digital del SAT, lugar y fecha de expedición, RFC y código postal del domicilio fiscal de quien lo recibe, la clave de uso fiscal que se le dará, y la cantidad, unidad de medida y descripción del bien o servicio conforme a los catálogos del Anexo 20. Un CFDI que no reúne estos datos no sirve como comprobante para efectos de la deducción, aunque el gasto en sí cumpla todo lo demás.
Fuente: Artículo 29-A, fracciones I a V, Código Fiscal de la Federación · Diputados
Preguntas frecuentes
¿Un gasto pagado en efectivo por menos de $2,000 se puede deducir? Sí. El requisito de usar transferencia, cheque nominativo o tarjeta solo aplica a partir de que el pago excede $2,000.00, salvo la excepción de combustibles, donde el medio de pago se exige sin importar el monto.
¿Si pago un gasto del ejercicio anterior este año, en qué año lo deduzco? Para personas morales, el criterio general es el devengo, salvo las excepciones que marca el propio artículo 27 (fracción VIII, pagos que a su vez son ingresos de personas físicas). Para personas físicas con actividad empresarial, el artículo 105 exige que esté efectivamente erogado, así que se deduce en el ejercicio en que se paga, no en el que se generó.
¿Los gastos de representación son deducibles si tengo factura? No. El artículo 28, fracción IV los excluye de forma expresa, sin excepción, sin importar que cuentes con el CFDI correspondiente.
¿Qué pasa si el CFDI tiene fecha del año siguiente al gasto? No ampara la deducción de ese ejercicio. La fracción XVIII del artículo 27 exige que la fecha de expedición del comprobante corresponda al ejercicio en que se efectúa la deducción.
Conclusión
La deducibilidad de un gasto no depende solo de tener un CFDI: depende de que sea estrictamente indispensable, de pagarlo por el medio correcto cuando excede $2,000, de registrarlo una sola vez en contabilidad, de que el comprobante tenga la fecha correcta, y de que no esté en la lista de gastos que el artículo 28 excluye sin excepción. Si facturas como persona física con actividad empresarial, se suma el requisito de haberlo pagado efectivamente antes de deducirlo.
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