Si facturas en México, no eliges “un programa para hacer facturas”: eliges una herramienta que debe certificar cada CFDI mediante un mecanismo autorizado por el SAT. En los sistemas comerciales, normalmente esto sucede mediante la integración con un PAC autorizado. Esa es la diferencia real entre un software de facturación y cualquier otra herramienta de oficina, y es lo primero que hay que entender antes de comparar precios o funciones. Aquí te explicamos qué exige la ley de por medio y qué conviene revisar entre las opciones que existen.
¿Por qué no basta con cualquier programa?
El Código Fiscal de la Federación (CFF) obliga a que los comprobantes fiscales se emitan como documentos digitales y se remitan al SAT antes de entregarse al cliente, para que la autoridad los valide y les asigne folio y sello digital:
“Remitir al Servicio de Administración Tributaria, antes de su expedición, el comprobante fiscal digital por Internet respectivo a través de los mecanismos digitales que para tal efecto determine dicho órgano desconcentrado (…) con el objeto de que éste proceda a: a) Validar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 29-A (…) b) Asignar el folio (…) c) Incorporar el sello digital del Servicio de Administración Tributaria.” Fuente: Artículo 29, fracción IV · CFF
Cuando utilizas un sistema comercial, ese paso de validación y certificación normalmente lo realiza el Proveedor Autorizado de Certificación de CFDI (PAC) con el que se integra. Si facturas desde el portal del SAT, el proceso se realiza dentro de la plataforma del propio SAT. El PAC es una figura que el SAT autoriza específicamente para este fin:
“El Servicio de Administración Tributaria podrá autorizar a particulares para que operen como proveedores de certificación de comprobantes fiscales digitales por Internet, a efecto de que: I. Validen el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 29-A (…) II. Asignen el folio (…) III. Incorporen el sello digital del Servicio de Administración Tributaria.” Fuente: Artículo 29 Bis · CFF
Lo que sí necesitas verificar, sea cual sea la vía, es que la certificación ocurra por un mecanismo autorizado por el SAT.
Qué necesitas tener tú, aparte del software
El software no sustituye tus obligaciones como contribuyente. Antes de facturar necesitas:
- RFC activo y régimen fiscal dado de alta ante el SAT.
- Certificado de Sello Digital (CSD), el archivo que firma electrónicamente tus comprobantes y que tramitas tú directamente con el SAT.
- Una firma electrónica avanzada (e.firma) vigente para trámites relacionados, según lo establece el artículo 17-D del CFF. Fuente: Artículo 17-D · CFF
Ningún software “vende” el CSD ni la e.firma: son trámites gratuitos ante el SAT. Desconfía de cualquier oferta que diga incluirlos como si fueran parte de un paquete pagado.
Qué comparar entre las opciones de software
Una vez que confirmas cómo certifica cada CFDI, lo que distingue a unas opciones comerciales de otras es:
| Punto a revisar | Por qué importa |
|---|---|
| Versión de CFDI que emite | Debe ser 4.0; la versión 3.3 ya no es válida desde el 1 de abril de 2023. Ver ¿Qué es un CFDI 4.0? |
| PAC autorizado detrás | Si es un software comercial, pide al proveedor que te indique con qué PAC certifica y verifica que dicho PAC aparezca en la lista oficial de proveedores autorizados de certificación de CFDI |
| Complementos que soporta | Si cobras una factura en parcialidades o de forma diferida, necesitas el complemento de pagos (REP). Carta Porte aplica solo si trasladas o transportas bienes/mercancías en territorio nacional, no por el simple hecho de vender mercancía; nómina es un caso aparte que hay que evaluar si el sistema también timbrará recibos de nómina |
| Validación de datos antes de timbrar | Debe guiarte y validar los campos obligatorios del CFDI 4.0 antes de timbrar, y ayudarte a capturar los datos del receptor conforme a sus datos fiscales |
| Catálogos actualizados | Debe usar los catálogos vigentes del Anexo 20 (uso del CFDI, forma de pago, claves de producto), que el SAT actualiza periódicamente |
| Cancelación y sustitución | Debe permitir cancelar con el motivo correcto y generar la relación con el CFDI que sustituye, siguiendo las reglas del SAT. Ver Cómo cancelar un CFDI |
| Seguridad del CSD | Confirma cómo se resguarda tu Certificado de Sello Digital, quién puede usarlo dentro de tu organización y si hay controles por usuario |
| Exportación de datos | Debes poder descargar XML, PDF, catálogo de clientes y reportes sin depender permanentemente del proveedor |
| Soporte y continuidad | Pregunta por horarios y canales de soporte, tiempos de respuesta, historial de disponibilidad y qué pasa si el timbrado falla en el momento de facturar |
Preguntas frecuentes
¿Cualquier software de facturación es un PAC?
No. La mayoría de los sistemas de facturación comerciales no son PAC: son clientes que se conectan a uno o varios PAC para timbrar. Ser PAC requiere autorización directa del SAT bajo el artículo 29 Bis del CFF; el SAT publica y actualiza la lista vigente de proveedores autorizados, así que conviene consultarla directamente en vez de dar por buena una cifra fija.
¿Puedo facturar directo en el portal del SAT sin pagar un software?
Sí. El servicio de facturación CFDI 4.0 del SAT permite registrar clientes frecuentes y consultar tus facturas emitidas y recibidas. Puede ser suficiente si emites pocas facturas, aunque un sistema especializado suele ofrecer mayor automatización, integraciones, controles internos y soporte operativo.
¿El precio del software indica qué tan confiable es el timbrado?
No necesariamente. El timbrado en sí depende del canal de certificación, no del precio de la interfaz. Para comparar precios de forma útil, revisa: precio por timbre y vigencia de los paquetes, qué complementos están incluidos o tienen costo adicional, número de usuarios/sucursales y si hay API o integraciones, condiciones de renovación, límites o cargos adicionales del proveedor, soporte y política de exportación y conservación de tus XML.
Checklist: 8 preguntas antes de contratar un software de facturación
Antes de decidirte, responde sí o no:
- ¿Confirmaste cómo certifica cada CFDI (PAC autorizado o portal del SAT)?
- ¿Emite CFDI 4.0 y usa los catálogos vigentes del Anexo 20?
- ¿Soporta el complemento de pagos (REP) si cobras a plazos o de forma diferida?
- ¿Cubre Carta Porte si trasladas mercancía, o nómina si vas a timbrar recibos de sueldos?
- ¿Valida los campos obligatorios del receptor antes de timbrar?
- ¿Sabes cómo resguarda tu Certificado de Sello Digital y quién puede usarlo?
- ¿Puedes exportar tus XML, PDF y catálogo de clientes sin depender del proveedor?
- ¿Conoces sus canales de soporte y qué pasa si el timbrado falla?
Si respondiste “no” a alguna, es una señal de que ese sistema puede dejarte a medias justo cuando más lo necesitas.
Conclusión
Antes de contratar, confirma la forma de certificación, los complementos que realmente necesitas, la validación previa, la protección de tu CSD, el acceso a tus XML y el soporte cuando una factura sea rechazada.
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Preguntas y comentarios
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