“Facturar” puede sonar a un trámite largo, lleno de papeleo y letra pequeña. En realidad, la mayor parte de la preparación se realiza una sola vez. Después, emitir una factura consiste principalmente en capturar correctamente los datos de la operación y enviarlos para su certificación.
Lo que suele complicar la primera factura no es la cantidad de pasos, sino no saber cuáles son ni en qué orden deben realizarse.
Antes de tu primera factura: lo que debes preparar
Para emitir un CFDI necesitas cumplir previamente con algunos requisitos fiscales:
- Estar inscrito en el RFC. Debes contar con una clave del Registro Federal de Contribuyentes.
- Tener obligaciones fiscales activas. Tu actividad económica y tus obligaciones deben estar registradas correctamente ante el SAT.
- Contar con e.firma vigente. La e.firma funciona como tu identidad digital ante el SAT y se utiliza, entre otros trámites, para solicitar tu Certificado de Sello Digital.
- Tramitar el Certificado de Sello Digital (CSD). Es el certificado con el que se firman digitalmente los CFDI que emites. El trámite se realiza ante el SAT y no tiene costo.
Estos requisitos se preparan antes de comenzar a facturar. Después, el CSD puede utilizarse para emitir múltiples comprobantes mientras permanezca vigente y no haya sido revocado.
Fuente: Artículo 29, fracciones I y II del Código Fiscal de la Federación.
Los datos que necesitas para emitir una factura
Antes de comenzar, conviene reunir la información del cliente y de la operación.
Del cliente necesitarás:
- RFC.
- Nombre completo, denominación o razón social.
- Código postal de su domicilio fiscal.
- Régimen fiscal.
- Uso que dará al CFDI.
Estos datos deben coincidir con la información registrada ante el SAT. Puedes consultarlos en la Constancia de Situación Fiscal del cliente.
También necesitarás registrar los datos de la operación, por ejemplo:
- Producto o servicio facturado.
- Clave del producto o servicio del catálogo del SAT.
- Cantidad y unidad de medida.
- Valor unitario e importe.
- Impuestos aplicables.
- Moneda.
- Forma de pago.
- Método de pago.
- Lugar y fecha de expedición.
- Importe total.
Los campos exactos pueden variar según el tipo de operación y el comprobante que se emita.
Fuente: Artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación y requisitos de las facturas publicados por el SAT.
Si reúnes esta información antes de comenzar, la captura puede realizarse en pocos minutos. Una causa frecuente de retrasos es recibir un RFC, nombre, régimen fiscal o código postal que no coincide con los registros del SAT.
El paso que convierte el documento en un CFDI válido
Capturar los datos no es suficiente. Para que el comprobante tenga validez fiscal debe ser certificado o “timbrado”.
Durante este proceso se valida que el documento cumpla con los requisitos fiscales y técnicos correspondientes. Después se le asigna un folio fiscal —también conocido como UUID— y se incorpora el sello digital del SAT.
El emisor firma previamente el comprobante utilizando su Certificado de Sello Digital. Una vez certificado, recibe normalmente dos archivos:
- XML: es el comprobante fiscal con validez ante el SAT.
- PDF: es una representación impresa y legible de la información contenida en el XML.
El PDF es útil para consultar o imprimir la factura, pero el archivo fiscal principal es el XML.
Fuente: Artículo 29, fracción IV del Código Fiscal de la Federación.
¿Cómo puedes emitir tu primera factura?
Existen dos rutas comunes:
Portal gratuito del SAT
El SAT ofrece herramientas gratuitas para generar facturas. Debes capturar la información solicitada y completar el proceso de generación del comprobante.
Puede ser suficiente si emites pocas facturas y no necesitas administrar frecuentemente clientes, productos o comprobantes.
Sistema comercial de facturación
También puedes utilizar un sistema de facturación que se conecte con un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).
El PAC se encarga de validar y certificar el CFDI. Por su parte, el sistema de facturación puede ofrecer funciones adicionales, como:
- Guardar clientes y productos.
- Reutilizar datos en futuras facturas.
- Calcular impuestos.
- Consultar y descargar comprobantes.
- Facilitar cancelaciones y sustituciones.
- Reducir errores de captura.
Ninguna de estas herramientas elimina los requisitos fiscales. La diferencia está en cuánto trabajo manual debes realizar cada vez que facturas.
¿Gratis en el SAT o con un sistema de facturación?
Si emites una o dos facturas al mes, las herramientas gratuitas del SAT pueden ser suficientes.
El punto de quiebre suele aparecer cuando comienzas a repetir operaciones: los mismos clientes, productos, servicios e impuestos. En ese momento, capturar nuevamente toda la información deja de representar un ahorro y comienza a consumir tiempo.
Un sistema de facturación no modifica las reglas del SAT. Su función es ayudarte a capturar, validar y reutilizar la información con mayor facilidad.
Preguntas frecuentes
¿Necesito saber contabilidad para emitir mi primera factura?
No necesitas ser contador, pero sí debes conocer correctamente los datos fiscales de la operación: qué estás facturando, qué impuestos corresponden y cómo se realizó o se realizará el pago.
El sistema puede ayudarte con la captura y los cálculos, pero no determina por sí solo el tratamiento fiscal correcto de cada operación. Si tienes dudas sobre impuestos, retenciones o deducciones, conviene consultarlas con un contador.
¿Puedo facturar desde el celular?
Depende de la herramienta que utilices.
Algunos sistemas de facturación están adaptados para funcionar desde celulares y tabletas. Las herramientas del SAT también pueden consultarse desde un navegador, aunque su funcionamiento y facilidad de uso pueden variar según el dispositivo.
En cualquier caso, necesitarás tener configurada correctamente tu información fiscal y contar con los medios necesarios para firmar o generar el CFDI.
¿Qué pasa si me equivoco en mi primera factura?
Un CFDI certificado no se edita. Si contiene un error, normalmente debe cancelarse y, cuando corresponda, sustituirse por uno nuevo relacionado con el comprobante anterior.
El procedimiento dependerá del motivo de cancelación y, en algunos casos, puede requerir la aceptación del receptor.
Consulta nuestra guía: Cómo cancelar un CFDI.
Conclusión
Para emitir tu primer CFDI necesitas estar inscrito correctamente en el RFC, contar con e.firma y Certificado de Sello Digital vigentes, reunir los datos fiscales del cliente y capturar la información de la operación.
Lo que suele sentirse complicado es no conocer el orden o encontrarse con datos incorrectos durante la captura. Una vez configurada la información inicial, las siguientes facturas pueden emitirse mucho más rápido.
Si quieres guardar tus clientes y productos para no volver a capturarlos en cada factura, prueba Cofadix: facturación electrónica clara y rápida, hecha para México.
Puedes comenzar gratis.
Este contenido es informativo y no sustituye la asesoría de un contador.
Preguntas y comentarios
¿Tienes una duda sobre este tema? Déjala aquí. Los comentarios se revisan antes de publicarse.