Antes de vender, necesitas dejar claros el precio, el alcance y las condiciones. Para eso sirve una cotización electrónica: presenta la propuesta al cliente antes de emitir la factura.
La distinción parece sencilla, pero tiene dos matices importantes. La cotización no se timbra ni sustituye al CFDI; sin embargo, tampoco es un documento irrelevante. Si el cliente la acepta, puede convertirse en parte del acuerdo comercial. Por eso conviene redactarla con el mismo cuidado que cualquier otro documento de la operación.
Qué es una cotización electrónica
Una cotización es una propuesta comercial. Suele indicar qué producto o servicio se ofrece, en qué cantidad, a qué precio y bajo qué condiciones. Se considera electrónica cuando se genera o se envía por medios digitales, por ejemplo, mediante un PDF, un enlace o un correo.
No existe un tipo de CFDI denominado “cotización”. A diferencia de una factura, una cotización no se envía al SAT para su certificación. Por eso no lleva UUID ni los sellos digitales propios de un comprobante fiscal.
Esto no significa que carezca de efectos legales. En operaciones mercantiles, el artículo 80 del Código de Comercio señala que los contratos celebrados por medios electrónicos quedan perfeccionados cuando se recibe la aceptación de la propuesta o de las condiciones modificadas. El efecto concreto dependerá del contenido de la cotización, de la forma en que se aceptó y de las circunstancias de la operación.
Por qué una cotización no es un CFDI
El artículo 29 del Código Fiscal de la Federación obliga a emitir CFDI cuando las leyes fiscales exigen comprobantes por los actos o actividades realizados, los ingresos percibidos o las retenciones efectuadas.
Una cotización, por sí sola, únicamente presenta una propuesta. No acredita que el bien se entregó, que el servicio se prestó o que se recibió un pago. Por lo tanto, emitirla no equivale a facturar la operación.
La aceptación de la cotización y la emisión del CFDI tampoco son necesariamente el mismo momento. La aceptación puede formar un acuerdo comercial, mientras que el momento de facturar depende de lo que realmente ocurra —por ejemplo, la entrega, la prestación del servicio o el cobro— y de las disposiciones fiscales aplicables al tipo de operación y al contribuyente.
Qué debe incluir una buena cotización
Aunque no existe un catálogo del SAT para elaborarla, una cotización clara debería incluir:
- Datos de quien cotiza: nombre o razón social y medios de contacto.
- Datos del cliente: nombre o razón social y datos de contacto. Si se solicitará factura, conviene obtener también sus datos fiscales correctos.
- Fecha y folio interno: sirven para identificar la propuesta y darle seguimiento. El folio interno no es un folio fiscal.
- Descripción de cada producto o servicio: alcance, cantidad, unidad y precio unitario.
- Importes: subtotal, descuentos, impuestos estimados y total.
- Vigencia: fecha límite para aceptar los precios y condiciones ofrecidos.
- Condiciones de pago: moneda, fechas, porcentajes y medios de pago previstos.
- Condiciones de entrega o prestación: plazos, lugar, envío, instalación y cualquier exclusión relevante.
- Mecanismo de aceptación: firma, confirmación por correo, aprobación en línea u otro medio acordado.
Si el precio puede variar por tipo de cambio, disponibilidad, medidas finales o trabajos adicionales, también debe explicarse cómo se calculará el ajuste. Una frase ambigua en esta etapa suele convertirse después en una discusión sobre el alcance o el total.
Cotización, factura y nota de crédito: no son lo mismo
| Documento | Función principal | ¿Es CFDI? |
|---|---|---|
| Cotización | Presentar precio, alcance y condiciones antes de ejecutar la operación | No |
| Factura de ingreso | Comprobar fiscalmente una operación o un ingreso, según corresponda | Sí |
| Nota de crédito o CFDI de egreso | Documentar devoluciones, descuentos o bonificaciones relacionados con una operación | Sí |
Una cotización no sustituye a la factura. Del mismo modo, una nota de crédito no se utiliza para modificar una cotización: si todavía no se ha emitido el CFDI, lo normal es generar una nueva versión de la propuesta y dejar claro que reemplaza a la anterior.
Si el ajuste ocurre después de facturar, primero debe identificarse qué sucedió realmente. Una devolución, descuento o bonificación puede requerir un CFDI de egreso con justificación y soporte documental, conforme al artículo 29 del CFF. Otros errores pueden exigir cancelar y sustituir el comprobante; no todos se corrigen con una nota de crédito.
Cuándo corresponde emitir el CFDI
No existe una regla universal que diga que una cotización se convierte automáticamente en factura al ser aceptada. Conviene separar tres momentos:
- Propuesta: se envía la cotización. Todavía puede rechazarse o negociarse.
- Aceptación: las partes acuerdan las condiciones. Esto puede generar obligaciones comerciales, aunque aún no se haya entregado, prestado o cobrado nada.
- Ejecución o cobro: ocurre el hecho que debe documentarse fiscalmente. En este punto se emite el CFDI que corresponda, de acuerdo con la operación y el régimen del contribuyente.
Si se recibe dinero antes de concluir la operación, hay que clasificarlo correctamente. El Anexo 20, Apéndice 6 sobre anticipos recibidos distingue entre:
- Pago de una parcialidad: el bien o servicio y su precio ya están definidos, y el cliente paga una parte.
- Anticipo: todavía no se conoce o no se ha determinado el bien, el servicio o el precio.
- Depósito en garantía: garantiza el cumplimiento de una condición y no es, por ese solo hecho, un anticipo. Esto no significa que todos los depósitos tengan el mismo tratamiento fiscal; debe revisarse su naturaleza real.
La denominación que aparezca en la cotización no determina por sí sola el tratamiento fiscal. Importa la realidad de la operación.
Para que ese momento no implique volver a capturar todo, ayuda trabajar con un sistema donde la cotización y la factura compartan los mismos datos del cliente y de los conceptos, de modo que solo haya que confirmar la operación cuando corresponda emitir el CFDI.
Qué hacer si el cliente solicita cambios
Si aún no hay CFDI, emite una cotización nueva, identifica su versión y señala expresamente que sustituye a la anterior. Conserva el historial y la aceptación correspondiente para evitar que circulen dos propuestas aparentemente vigentes.
Si la cotización ya fue aceptada, no conviene asumir que puedes cambiar unilateralmente el precio, las cantidades o el alcance. Documenta la modificación y obtén la aceptación del cliente. Si ya se emitió un CFDI, revisa además si procede cancelarlo, sustituirlo o emitir un CFDI de egreso, según el caso.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que timbrar una cotización ante el SAT?
No. Una cotización no es un CFDI y no se envía al SAT para su certificación. Cuando ocurra el acto, la actividad, el ingreso o la retención que deba comprobarse, se emitirá el CFDI correspondiente.
¿Una cotización aceptada obliga a las partes?
Puede hacerlo. En materia mercantil, una propuesta aceptada por medios electrónicos puede perfeccionar un contrato. El resultado depende de los términos, la aceptación y las circunstancias del caso; por eso es importante definir vigencia, alcance, pagos, entregas y exclusiones.
¿Puedo deducir un gasto con la cotización?
No por la cotización sola. En términos generales, una deducción fiscal requiere el CFDI correspondiente y el cumplimiento de los demás requisitos aplicables. Tener factura no vuelve deducible automáticamente cualquier gasto.
¿Qué pasa si el cliente acepta, pero no paga ni recibe el producto o servicio?
No debe afirmarse que “no pasa nada”. Puede no haberse actualizado todavía el supuesto fiscal que exige emitir el CFDI, pero la aceptación podría haber generado obligaciones comerciales. Hay que revisar lo acordado, las fechas de cumplimiento y las reglas fiscales del caso concreto.
¿Puedo mostrar IVA en la cotización?
Sí. Conviene separar subtotal, impuestos estimados y total para que el cliente conozca el importe completo. La cotización debe aclarar si los precios incluyen impuestos y qué tasa se está considerando. El tratamiento definitivo deberá reflejar la operación real y la legislación aplicable al emitir el CFDI.
En resumen
Una cotización electrónica es una propuesta comercial, no un comprobante fiscal. No se timbra y no sustituye al CFDI, pero su aceptación sí puede tener consecuencias jurídicas. La factura no nace simplemente porque exista una cotización: se emite cuando corresponde comprobar el acto, la actividad, el ingreso o la retención conforme a las reglas aplicables.
La mejor práctica es mantener separados y conectados ambos documentos: una cotización clara para acordar la operación y el CFDI correcto para documentarla fiscalmente.
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Este contenido es informativo y no sustituye la asesoría fiscal o legal aplicable a un caso concreto.